„Naši správcovia sú záchranné laná, ktoré nám dodávajú najdôležitejšie informácie a koordinujú naše zodpovednosti a zdroje,“ hovorí Marc Wright, zakladateľ a riaditeľ spoločnosti Martinez & Wright Partners Ownership Partners v Los Angeles. 'Ak nám dajú správy, ktoré sú nejasné alebo nepresné, skončíme ako obed niekoho iného.'


Keďže e -mail je preferovaným spôsobom obchodnej komunikácie a zvýšená zodpovednosť sa kladie na administratívnych asistentov, dobré písacie schopnosti sú nevyhnutné pre efektívnych, produktívnych a hodnotných zamestnancov.

'V týchto konkurenčných časoch musí byť každý schopný rýchlo a úplne presne zdieľať informácie,' hovorí Wright. Keďže zamestnanci spoločnosti vo veľkej miere používajú e -maily a rýchle správy, je potrebná účinná písomná komunikácia.

„Ak [naši správcovia] nebudú komunikovať priamo s externými stranami, vystavia nás právnym krokom alebo ohrozia našu vyjednávaciu pozíciu,“ hovorí. 'Dalo by sa povedať, že žijeme a zomierame dvoma vecami: podporou našich správcov a rýchlosťou a presnosťou písomnej komunikácie každého člena nášho tímu.'

Aby ste sa uistili, že máte veci na „písanie“, postupujte podľa týchto tipov odSteve Peha, tréner písania so sídlom v Chapel Hill v Severnej Karolíne:


  • Použite správne písmo:Väčšina predvolených písem, ako napríklad Times a Arial, je na obrazovke ťažko čitateľná. „Zmeškané preklepy môžete obmedziť zmenou na Verdana,“ navrhuje Peha. 'Bol navrhnutý špeciálne na čítanie na monitore počítača.' Ak vaša spoločnosť vyžaduje určité písmo, napíšte text vo Verdane a potom pred tlačou zmeňte písma.

  • Prispôsobte si to:'Obchodné písanie sa teraz zdá byť oveľa príležitostnejšie vďaka e -mailu,' hovorí Allison Heartinger, bývalá výkonná asistentka v Dallase. „Aj moje oficiálne e -maily vždy vyzerali chrumkavejšie ako formálne listy z minulosti. Vždy som kráčal po tej hranici medzi príliš príležitostným - alebo príliš prísnym. “

    Aby sa ubezpečil, že sa nemýlite ani na jednej strane rovnice, Peha navrhuje, aby ste si predstavili, aké by to bolo prečítať si dokumenty a zamyslieť sa nad tým, či by ste tieto slová skutočne povedali vy (alebo osoba, pre ktorú píšete). 'Mnoho ľudí sa mylne domnieva, že obchodná komunikácia by mala byť neosobná,' hovorí Peha. 'Ale to je predpis, aby sa nečítali.'

  • Prečítajte si a zopakujte:Zdá sa to zrejmé, ale väčšina ľudí nekontroluje svoje e -maily, a preto môžete pôsobiť lenivo. Chýbajúce slová a preklepy sú pre ľudí jednoduchou výhovorkou, aby vás nebrali vážne.

    „Prečítajte si svoju prácu nahlas,“ radí Peha. „Zachytíte nielen preklepy a gramatické chyby, ale budete vedieť, či je tón v cieli.

    BONUSOVÝ TIP: Kontrola pravopisu nie je váš priateľ. Preskočí napríklad priamo nad homonymami. Spoľahnite sa na to na vlastné nebezpečenstvo.

  • Vyhnite sa hackovanému obchodnému rozhovoru:„Skladové frázy, ako napríklad„ koho sa to môže týkať “a„ sa to dostalo do našej pozornosti “, sú odbočky, pretože psychologicky chceme čítať materiály, ktoré sa nás týkajú,“ poznamenáva Peha. 'Takéto frázy zvyčajne posielajú neosobnú správu.' Ak použijete tieto výrazy, zrušte ich. Často prídete na to, že môžete napísať celú vetu bez frázy.

    BONUSOVÝ TIP: Často píšeme dlho, keď píšeme formálne, ale kratšie vety sú jednoduchšie na pochopenie. Ak má vaša veta viac ako tri časti alebo 20 slov, pravdepodobne ju skrátite.

  • Uľahčite čítanie:Will Getter musí napísať veľa briefov pre projektových manažérov na IDEO v Palo Alto v Kalifornii. „Ich čas je zvyčajne veľmi obmedzený, takže čím sú moje e -maily stručnejšie, úplnejšie, jasnejšie a komplexnejšie, tým budú informovanejšie,“ hovorí.

    To je dobrá stratégia. 'Väčšina ľudí nečíta obchodné dokumenty rovnakým spôsobom ako knihy - bude prezerať,' hovorí Peha. 'Takže nadpisy, odrážky, čísla a ďalšie spôsoby označovania obsahu diela zvyšujú pravdepodobnosť prečítania vašich informácií.'

Pri komunikácii v práci sa preto riaďte týmito radami. Pomôžu vám nielen pri vytváraní efektívnejších dokumentov, ale tiež zvýšia vaše šance na profesionálny úspech.

Ďalšie informácie a tipy, ktoré vám pomôžu napredovať v administratívnej kariére, nájdete v našich radách pre profesionálov v oblasti správy.